หลายครั้งที่โรงงานเจอปัญหาไม่ใช่เพราะเครื่องจักรเสีย หรือแรงงานไม่เพียงพอ แต่เป็นเพราะ "ระบบเอกสารที่ไม่ชัดเจน" ทำให้ข้อมูลตกหล่น ขาดการตรวจสอบ และไม่สามารถควบคุมคุณภาพได้อย่างเป็นระบบ

- ไม่มีบันทึกการอบรมความปลอดภัย เมื่อตรวจพบ ก็ไม่มีหลักฐานยืนยัน
- พนักงานทำผิดซ้ำ เพราะไม่มีการออกใบเตือนอย่างเป็นทางการ
- ผลิตงานผิดพลาดซ้ำ ๆ เพราะไม่มีฟอร์ม QC หรือรายการตรวจสอบ
- เกิดอุบัติเหตุในโรงงาน แต่ไม่มีแบบฟอร์มรายงานและแนวทางป้องกันซ้ำ