หลายคลินิกเริ่มต้นจากทีมงานเล็ก ๆ ที่รู้ใจกัน ทำงานแบบยืดหยุ่น พูดคุยกันปากเปล่า ไม่มีเอกสารชัดเจน เพราะคิดว่า "ไว้ค่อยทำทีหลัง" หรือ "เรื่องเล็ก ๆ จัดการกันเองได้" แต่เมื่อทีมเริ่มใหญ่ขึ้น ลูกค้าเริ่มเยอะขึ้น และบริการเริ่มหลากหลายความไม่มีระบบจะค่อย ๆ กลายเป็นต้นเหตุของ

- พนักงานมาทำงานสายบ่อย แต่ไม่มีใบเตือนหรือบันทึก → ควบคุมพฤติกรรมไม่ได้
- ไม่มีแบบฟอร์มประเมิน → ไม่รู้ใครทำงานดี ไม่ดี ไม่มีเกณฑ์อิง
- ไม่มีเอกสารขอลางาน → ทำให้เกิดปัญหาในตารางเวรหรือการให้บริการลูกค้า
- ไม่มีกำหนดหน้าที่ที่ชัดเจนในสัญญา → เกิดความเข้าใจผิดระหว่างทันตแพทย์และผู้ช่วย
- ขาดแบบฟอร์ม Feedback → ไม่รู้จุดที่ควรปรับปรุงจากมุมมองของคนไข้